Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Căn cứ pháp lý liên quan đến việc ghi giảm công nợ phải trả

Theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 429), thời hiệu yêu cầu thực hiện nghĩa vụ dân sự là 3 năm kể từ ngày quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Đối với khoản nợ phải trả phát sinh từ hợp đồng thương mại hoặc vay nợ, nếu đã quá hạn nhiều năm (thường trên 3 năm) và chủ nợ không liên hệ hoặc yêu cầu thanh toán, khoản nợ này có thể được coi là hết thời hiệu. Lúc này, doanh nghiệp có cơ sở pháp lý để ghi giảm công nợ, vì chủ nợ không còn quyền yêu cầu thanh toán theo pháp luật.

Về mặt kế toán và thuế, Thông tư 99/2025/TT-BTC (hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp) quy định rằng các khoản phải trả có thể được điều chỉnh giảm nếu có bằng chứng rõ ràng về việc không còn nghĩa vụ thanh toán, và khoản giảm này được ghi nhận vào thu nhập khác. Đồng thời, Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định khoản thu nhập từ việc xóa nợ phải trả được tính vào thu nhập chịu thuế TNDN, trừ trường hợp thuộc diện miễn thuế theo quy định cụ thể. Luật Thuế TNDN 2025 tiếp tục duy trì nguyên tắc này, nhấn mạnh việc ghi nhận thu nhập từ các khoản nợ khó đòi hoặc hết thời hiệu để đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.

Điều kiện để ghi giảm công nợ và ghi nhận thu nhập khác

Xem thêm: Cho em hỏi quầy thuốc tây là hộ kinh doanh nhóm mấy ạ?

Để được ghi giảm, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Khoản nợ đã quá thời hiệu theo Bộ luật Dân sự 2015 (ít nhất 3 năm không có giao dịch hoặc yêu cầu thanh toán từ chủ nợ).
• Có bằng chứng chứng minh chủ nợ không còn tồn tại, không liên hệ hoặc không có hành động đòi nợ (ví dụ: địa chỉ chủ nợ không xác định được, doanh nghiệp đã gửi thông báo nhưng không phản hồi).
• Không có tranh chấp pháp lý đang diễn ra hoặc dấu hiệu chủ nợ có thể khởi kiện.
• Việc ghi giảm phải được Ban Giám đốc phê duyệt và ghi chép đầy đủ trong sổ sách kế toán, đồng thời kê khai thuế TNDN theo quy định tại Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Nếu không đáp ứng đầy đủ, doanh nghiệp vẫn phải tiếp tục theo dõi khoản nợ trên báo cáo tài chính để tránh rủi ro kiểm toán hoặc tranh chấp sau này. Việc ghi nhận thu nhập khác từ khoản giảm nợ sẽ làm tăng lợi nhuận trước thuế, dẫn đến nghĩa vụ thuế TNDN với mức thuế suất 20% (theo Luật Thuế TNDN hiện hành và dự kiến áp dụng tương tự năm 2025).

Quy trình ghi giảm công nợ và kê khai thuế

Việc ghi giảm cần thực hiện theo quy trình kế toán và thuế sau để đảm bảo tuân thủ:

Bước 1: Rà soát và xác minh khoản nợ

Doanh nghiệp tiến hành kiểm tra hồ sơ gốc của khoản nợ, bao gồm hợp đồng, hóa đơn, biên bản đối chiếu công nợ gần nhất. Xác định thời gian quá hạn (tính từ ngày phát sinh nghĩa vụ thanh toán) và thu thập bằng chứng về việc chủ nợ không liên hệ (như biên bản gửi thông báo đòi nợ ngược lại hoặc xác nhận từ cơ quan nhà nước về tình trạng chủ nợ). Quá trình này thường mất 1-2 tháng để đảm bảo tính chính xác, tránh ghi giảm sai dẫn đến phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán.

Xem thêm: Khi công ty phát sinh khoản thu nhập do đánh giá lại tài sản trong quá trình tái cấu trúc nội bộ, khoản chênh lệch này có được ghi nhận vào lợi nhuận chưa phân phối không?

Bước 2: Lập biên bản và phê duyệt nội bộ

Lập biên bản họp nội bộ (với sự tham gia của Ban Giám đốc và bộ phận kế toán) để đề xuất ghi giảm, nêu rõ lý do hết thời hiệu theo Bộ luật Dân sự 2015 và các bằng chứng liên quan. Biên bản phải được ký xác nhận và lưu trữ làm cơ sở pháp lý. Đồng thời, ghi nhận bút toán kế toán: Nợ TK 331/338 (giảm công nợ phải trả), Có TK 711 (thu nhập khác) theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Bước 3: Kê khai và nộp thuế TNDN

Kê khai khoản thu nhập từ xóa nợ vào tờ khai thuế TNDN quý/năm theo mẫu tại Thông tư 20/2026/TT-BTC, tính thuế tạm nộp nếu áp dụng. Nộp hồ sơ bổ sung nếu phát hiện sau kỳ kê khai, với thời hạn 10 ngày kể từ ngày phát hiện. Cơ quan thuế có thể kiểm tra và yêu cầu bổ sung chứng từ; nếu không kê khai đúng, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế kèm phạt chậm nộp trên số thuế chậm nộp.

Tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa báo cáo tài chính và giảm thiểu chi phí thuế không đáng có. Việc xử lý đúng cách còn nâng cao uy tín với cổ đông và cơ quan quản lý. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.