Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện áp dụng chế độ kế toán cho hộ kinh doanh mức 2

Hộ kinh doanh cá thể như quán cà phê thuộc mức 2 theo quy định tại Nghị định 68/2026/NĐ-CP về quản lý thuế đối với hộ kinh doanh. Ở mức này, hộ kinh doanh phải áp dụng chế độ kế toán đơn giản, không yêu cầu sổ sách phức tạp như doanh nghiệp lớn, nhằm đảm bảo theo dõi doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế một cách minh bạch.

Đối với quán cà phê mức 2, việc ghi sổ phải tuân thủ nguyên tắc ghi nhận doanh thu và chi phí theo thời điểm phát sinh thực tế, dựa trên Thông tư 18/2026/TT-BTC về hóa đơn, chứng từ. Ghi doanh thu từng ngày là bắt buộc để đảm bảo tính chính xác và dễ dàng kê khai thuế khoán hoặc thuế theo phương pháp kê khai.

Xem thêm: Các bạn cho mình hỏi năm ngoái bên mình thuế khoán, năm nay muốn lên nhóm 2, lên gặp quản lý nói về bán hàng khi nào gần 1 tỷ thì lên lại chứ giờ đăng ký hóa đơn nhanh lắm nhưng chưa cần thiết vì bên mình chưa biết sẽ bán được doanh thu bao nhiêu, vậy cho mình hỏi giờ khách lấy mấy trăm nghìn nhưng họ muốn mình xuất hóa đơn bán hàng thì mình phải làm như thế nào ạ? Mình phải đăng ký mua hóa đơn đúng không ạ, hay là mỗi lần khách lấy thì mình đi lên trên chi cục thuế để xuất từng lần ạ?

Dưới đây là quy trình ghi sổ cơ bản, thực hiện hàng ngày hoặc định kỳ cuối ngày:

Bước 1: Ghi nhận doanh thu hàng ngày

Hàng ngày, ghi chép tổng doanh thu từ bán hàng vào sổ theo dõi doanh thu, kèm ngày tháng, số lượng khách và hình thức thanh toán. Sử dụng hóa đơn bán lẻ hoặc biên lai nếu có, lưu trữ chứng từ gốc ít nhất 10 năm theo quy định.

Bước 2: Theo dõi chi phí phát sinh

Ghi nhận các khoản chi phí như nguyên liệu, tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên và điện nước vào sổ chi phí, phân loại theo loại. Mỗi khoản phải có chứng từ như hóa đơn đầu vào hoặc biên nhận, đảm bảo chi phí hợp lý và liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh. Tổng chi phí hàng tháng giúp tính lợi nhuận chịu thuế, tránh bị cơ quan thuế loại trừ khi kiểm tra.

Xem thêm: Mọi người ơi cho em hỏi nhóm 2 theo doanh thu dưới 1 tỷ có xuất hóa đơn thì báo cáo có cần nộp tồn kho không ạ?

Bước 3: Kiểm kê hàng tồn kho và tổng hợp cuối kỳ

Cuối tháng hoặc quý, kiểm kê hàng tồn kho và điều chỉnh sổ sách nếu có hao hụt. Tổng hợp doanh thu, chi phí để lập báo cáo tình hình kinh doanh đơn giản, gửi cơ quan thuế nếu yêu cầu.

Lưu ý về chứng từ và trách nhiệm

• Sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy theo Thông tư 18/2026/TT-BTC, đảm bảo mã số thuế hộ kinh doanh được in rõ.
• Lưu trữ sổ sách tại nơi kinh doanh, sẵn sàng xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra đột xuất.
• Nếu vi phạm ghi sổ không đầy đủ, có thể bị phạt từ 2.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo quy định xử phạt hành chính về thuế.

Việc tuân thủ ghi sổ kế toán giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro phạt hành chính, tối ưu hóa chi phí thuế và dễ dàng mở rộng kinh doanh sau này. Đồng thời, đảm bảo minh bạch tài chính, hỗ trợ vay vốn ngân hàng nếu cần. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.