Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân nước ngoài

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung năm 2012, 2014), cá nhân nước ngoài cư trú tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong năm dương lịch hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nếu có thu nhập chịu thuế từ hai nơi trở lên hoặc ủy quyền cho tổ chức chi trả thực hiện. Cá nhân nước ngoài không cư trú chỉ quyết toán nếu có thu nhập phát sinh tại Việt Nam và không được khấu trừ tại nguồn đầy đủ. Trường hợp thông tin đăng ký mã số thuế (MST) không có hộ chiếu, cá nhân nước ngoài vẫn có thể bổ sung sau, nhưng phải đảm bảo tính chính xác để tránh bị từ chối hồ sơ theo Thông tư 105/2020/TT-BTC (hướng dẫn đăng ký MST và quản lý thu nhập chịu thuế TNCN).

Hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho cá nhân nước ngoài

Để quyết toán, cá nhân nước ngoài cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đặc biệt chú ý bổ sung thông tin hộ chiếu nếu thiếu trong hệ thống đăng ký ban đầu. Các tài liệu chính bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu 02/QTT-TNCN (ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC).
• Bản sao hộ chiếu (có công chứng hoặc chứng thực) để xác minh danh tính và thời gian cư trú, theo yêu cầu tại Điều 25 Thông tư 105/2020/TT-BTC.
• Các chứng từ khấu trừ thuế TNCN (mẫu 02/CK-TNCN) từ tổ chức chi trả thu nhập.
• Giấy tờ chứng minh thu nhập chịu thuế, như hợp đồng lao động, biên lai lương, và các khoản thu nhập khác (nếu có).
• Nếu ủy quyền quyết toán, cần giấy ủy quyền có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền.

Xem thêm: Em chào mọi người! Em đang làm thủ tục giải thể công ty. Trên hệ thống thuế còn khoản thuế thu nhập cá nhân nộp thừa, lũy tiến từ 2010. Cán bộ thuế yêu cầu em phải tìm ra nguyên nhân thừa mới trước khi thực hiện kiểm tra thuế nhưng hồ sơ lưu không đầy đủ nên em không thể tìm ra được nguyên nhân. Yêu cầu này của cán bộ thuế có hợp lý không ạ? Có anh chị nào có phương án hướng dẫn em với ạ!

Nếu thông tin MST thiếu hộ chiếu, cá nhân cần cập nhật qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trước khi nộp quyết toán, tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại.

Quy trình quyết toán thuế TNCN cho cá nhân nước ngoài

Quy trình quyết toán được thực hiện trực tuyến qua hệ thống eTax hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp, theo hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC. Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1: Đăng ký hoặc cập nhật MST

Cá nhân nước ngoài kiểm tra và cập nhật thông tin MST trên Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (etax.thue.gdt.gov.vn), bao gồm bổ sung số hộ chiếu và thời hạn visa/cư trú. Thời hạn cập nhật trước ngày quyết toán ít nhất 10 ngày để hệ thống đồng bộ. Nếu thiếu hộ chiếu, cơ quan thuế sẽ hướng dẫn bổ sung bản sao có chứng thực, đảm bảo tuân thủ Điều 7 Thông tư 105/2020/TT-BTC về đăng ký MST cho người nước ngoài.

Bước 2: Chuẩn bị và kê khai tờ khai

Xem thêm: Em nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân quý 4/25 được tiếp nhận từ ngày 21/01/26 mà hôm nay xem vẫn đang ở trạng thái đang xử lý. Có anh chị nào gặp trường hợp này chưa ạ?

Sử dụng phần mềm HTKK hoặc eTax để lập tờ khai 02/QTT-TNCN, kê khai đầy đủ thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ (nếu áp dụng cho cá nhân cư trú) và tính toán số thuế phải nộp hoặc hoàn. Đối với cá nhân nước ngoài, cần đính kèm chứng từ hộ chiếu để xác nhận tình trạng cư trú. Quy trình này mất khoảng 3-5 ngày chuẩn bị, tránh sai sót dẫn đến phạt chậm nộp từ 5.000 đồng/ngày theo Luật Quản lý thuế 2019.

Bước 3: Nộp hồ sơ và nộp thuế

Nộp tờ khai và hồ sơ qua eTax trước ngày 90 (đối với cá nhân trực tiếp quyết toán) hoặc ngày 10 tháng sau (nếu ủy quyền) kể từ ngày kết thúc năm dương lịch, theo Điều 44 Luật Thuế TNCN. Nếu nộp muộn, áp dụng mức phạt tùy mức độ vi phạm (Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Cơ quan thuế sẽ xử lý hoàn thuế (nếu có) trong vòng 40 ngày.

Bước 4: Theo dõi và nhận kết quả

Sau nộp, theo dõi tiến trình qua tài khoản eTax. Nếu hồ sơ thiếu hộ chiếu được bổ sung kịp thời, quyết toán sẽ được chấp nhận; ngược lại, có thể bị yêu cầu bổ sung trong 10 ngày. Cá nhân nước ngoài nên lưu giữ biên nhận nộp để đối chiếu sau này.

Việc quyết toán đúng hạn giúp cá nhân nước ngoài tránh phạt hành chính và đảm bảo quyền lợi hoàn thuế nếu khấu trừ thừa, đồng thời tuân thủ nghĩa vụ thuế tại Việt Nam. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.