Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về nội dung hóa đơn đầu vào

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, nội dung trên hóa đơn điện tử phải được ghi đầy đủ, chính xác, bao gồm tên hàng hóa, dịch vụ theo đúng thực tế giao dịch. Việc thêm bất kỳ chữ cái, ký tự hoặc mô tả bổ sung vào tên sản phẩm (như mã nội bộ hoặc chú thích để dễ nhớ) khi nhập liệu vào phần mềm kế toán sẽ làm thay đổi nội dung gốc của hóa đơn, dẫn đến sai lệch chứng từ kế toán và có thể bị coi là chỉnh sửa trái phép. Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định 320/2025/NĐ-CP cũng nhấn mạnh rằng dữ liệu hóa đơn phải được lưu trữ và sử dụng nguyên vẹn để phục vụ kê khai thuế, tránh các rủi ro kiểm tra từ cơ quan thuế.

Xem thêm: Mọi người ơi cho em hỏi nhóm 2 theo doanh thu dưới 1 tỷ có xuất hóa đơn thì báo cáo có cần nộp tồn kho không ạ?

Khi nhập hóa đơn đầu vào vào phần mềm, Anh/Chị phải giữ nguyên tên sản phẩm như trên hóa đơn gốc để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của sổ sách kế toán, theo quy định tại Thông tư 152/2025/TT-BTC về hóa đơn, chứng từ. Thay vì thêm chữ trực tiếp vào tên sản phẩm, Anh/Chị có thể sử dụng các chức năng hỗ trợ của phần mềm như:

• Gán mã hàng hóa nội bộ (mã SKU hoặc mã tự tạo) riêng biệt, không ảnh hưởng đến trường tên sản phẩm gốc.
• Thêm ghi chú hoặc mô tả phụ ở trường riêng (nếu phần mềm cho phép), nhưng không được dùng để thay thế hoặc chỉnh sửa tên chính thức.
• Đảm bảo khi xuất báo cáo thuế hoặc kiểm kê, dữ liệu tên sản phẩm phải khớp 100% với hóa đơn gốc để tránh phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

Xem thêm: Quán cà phê mức 2 thì ghi sổ như thế nào vậy ạ, ghi doanh thu từng ngày là được hay sao ạ, em cảm ơn ạ.

Nếu phần mềm không hỗ trợ tách biệt mã nội bộ, Anh/Chị nên chọn phần mềm kế toán tuân thủ chuẩn hóa đơn điện tử (như HTKK hoặc các phần mềm được Tổng cục Thuế công nhận) để quản lý dữ liệu một cách an toàn.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về nội dung hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh các sai sót trong kê khai thuế, giảm rủi ro bị truy thu hoặc phạt, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.