Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo quy định tại Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp), chi phí được trừ phải đáp ứng các điều kiện cơ bản sau: (i) phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; (ii) có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật; (iii) không thuộc các khoản chi không được trừ tại Điều 4 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp. Trong trường hợp chi phí công tác như vé máy bay và phòng nghỉ, đây là khoản chi hợp lý, phục vụ hoạt động kinh doanh nếu liên quan đến nhiệm vụ của nhân viên, và có thể được trừ nếu hồ sơ chứng minh được tính hợp lý (ví dụ: quyết định cử đi công tác).

Yêu cầu về chứng từ và hồ sơ

Xem thêm: Công ty em mua giỏ quà tặng nhân viên, khách hàng. Bên bán xuất 1 hóa đơn từng loại bánh kẹo theo đơn vị thùng, có ghi dưới là đóng gói thành số lượng giỏ quà. Vậy em có được xuất hóa đơn cho nhân viên, khách hàng với tên hàng hóa là giỏ quà không ạ, hay phải xuất như thế nào. Nhờ anh chị giúp đỡ ạ.

Để bộ hồ sơ thanh toán 7 triệu đồng (gồm hóa đơn vé máy bay 4 triệu đồng từ nhà cung cấp A và hóa đơn phòng nghỉ 3 triệu đồng từ nhà cung cấp B) được chấp nhận khấu trừ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hợp pháp từ nhà cung cấp A và B, ghi rõ nội dung chi phí công tác, ngày tháng và thông tin người mua là doanh nghiệp.
• Quyết định cử nhân viên đi công tác hoặc giấy giới thiệu, xác nhận mục đích kinh doanh.
• Phiếu ứng tạm ứng tiền công tác cho nhân viên (nếu nhân viên ứng trước) hoặc phiếu chi hoàn tiền.
• Biên bản kiểm kê hoặc báo cáo chi tiết chuyến công tác, bao gồm lộ trình, mục đích và chữ ký xác nhận của nhân viên.
• Các chứng từ khác nếu cần, như hợp đồng công tác hoặc tài liệu chứng minh kết quả công việc sau chuyến đi.

Nếu thiếu bất kỳ chứng từ nào, khoản chi có nguy cơ bị loại trừ khi quyết toán thuế, dẫn đến truy thu thuế và phạt hành chính trên số thuế thiếu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Xem thêm: Công ty chúng tôi bán hàng giao hàng theo ngày nhưng cuối tháng chốt công nợ xuất hóa đơn có được không hay là giao ngày nào xuất ngày đó? Cảm ơn các đồng nghiệp đã cho ý kiến. Cảm ơn rất nhiều.

Hình thức thanh toán cho nhân viên

Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, đối với khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên cho một lần chi, doanh nghiệp phải thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp). Trong trường hợp cụ thể, tổng giá trị bộ hồ sơ chỉ 7 triệu đồng (dưới mức 20 triệu đồng), nên việc thanh toán tiền mặt trực tiếp cho nhân viên (ví dụ: hoàn tiền ứng trước) vẫn được chấp nhận và khoản chi này có thể được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, miễn là có đầy đủ chứng từ hợp pháp nêu trên. Tuy nhiên, để tăng tính minh bạch và tránh rủi ro kiểm tra thuế, doanh nghiệp nên ưu tiên chuyển khoản cho nhân viên nếu có thể, đặc biệt khi tổng chi phí công tác lớn hơn. Lưu ý rằng, hình thức thanh toán này áp dụng cho việc hoàn tiền cho nhân viên, không ảnh hưởng đến việc doanh nghiệp đã thanh toán cho nhà cung cấp A và B (có thể bằng chuyển khoản nếu hóa đơn riêng lẻ trên 20 triệu đồng).

Việc tuân thủ đúng quy định về chi phí được trừ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận sau thuế, tránh các khoản phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đồng thời đảm bảo hồ sơ kế toán rõ ràng cho kiểm toán. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.