Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, chi phí được trừ phải đáp ứng các điều kiện cơ bản: phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật; và được thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (theo Khoản 3 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Trong trường hợp thuê mặt bằng để kinh doanh dịch vụ, chi phí này được coi là chi phí hợp lý nếu chứng minh được tính hợp pháp và liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Chứng từ chứng minh chi phí thuê mặt bằng từ cơ quan nhà nước

Xem thêm: Anh chị ơi, khách hàng có mua 2 cuộn hàng, em đã xuất hóa đơn với tên hàng "Đề can – 115B (190mm1000m2 cuộn) với số lượng 380 m². Sau đó khách hàng trả lại 1 cuộn, em đã tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh tiền, giảm số lượng hàng hóa đi 190 m², nhưng vẫn để tên hàng hóa cũ, đáng lẽ phải sửa lại tên hàng hóa là "Đề can – 115B (190mm1000m1 cuộn) (vì khách hàng trả 1 cuộn). Vậy anh chị cho em hỏi giờ em phải sửa lại hoá đơn đã điều chỉnh thành 1 cuộn như thế nào ạ? Em cảm ơn anh chị.

Cơ quan nhà nước là tổ chức không nhằm mục đích kinh doanh, do đó không bắt buộc phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) theo quy định tại Thông tư 20/2026/TT-BTC. Thay vào đó, theo Điều 22 Luật Quản lý, sử dụng tài sản công số 15/2017/QH14, cơ quan nhà nước có quyền cho thuê tài sản công và thu tiền thuê thông qua biên lai thu tiền hoặc phiếu thu có dấu xác nhận của cơ quan. Doanh nghiệp chỉ cần sử dụng phiếu thu (hoặc biên lai thu) có dấu của cơ quan nhà nước làm chứng từ để chứng minh chi phí, mà không bắt buộc phải có hóa đơn GTGT. Cụ thể, theo Thông tư 20/2026/TT-BTC (quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp), biên lai thu tiền của cơ quan nhà nước được chấp nhận là chứng từ hợp pháp để khấu trừ chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp, miễn là kèm theo hợp đồng thuê tài sản công và chứng từ thanh toán (nếu áp dụng). Nếu giá trị hợp đồng từ 20 triệu đồng/năm trở lên, cần thanh toán qua ngân hàng để đảm bảo điều kiện khấu trừ.

Lưu ý khi kê khai và quyết toán thuế

Khi kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ chứng từ sau để cơ quan thuế kiểm tra:

Xem thêm: Anh chị em cho em hỏi: Trước kia em làm ở công ty A công ty có đóng bảo hiểm cho nhân viên. Sau đó em nghỉ công ty này. 2 năm sau đi làm tại công ty B, công ty B cũng có đóng bảo hiểm. Nhưng giờ xem trên VNeID thì thấy báo đang chậm đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp,… như này. Như này nếu cuối năm 2026 em thai sản thì có được hưởng chế độ bảo hiểm không ạ? Hay phải đóng hết số tiền chậm kia thì mới được hưởng thai sản ạ? Mà nếu phải đóng số chậm kia thì cá nhân em phải đóng hay công ty A kia phải đóng ạ? (vì em chưa làm về bảo hiểm bao giờ nên không rõ. Nhờ anh chị em giúp đỡ thắc mắc ạ).

• Hợp đồng thuê mặt bằng với cơ quan nhà nước, nêu rõ giá thuê, thời hạn và mục đích sử dụng.
• Phiếu thu hoặc biên lai thu tiền có dấu xác nhận của cơ quan nhà nước.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên), như ủy nhiệm chi hoặc sao kê ngân hàng.
• Các tài liệu liên quan khác như biên bản bàn giao tài sản hoặc quyết định cho thuê của cơ quan nhà nước (theo Điều 55 Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017).

Việc sử dụng chứng từ không đầy đủ có thể dẫn đến chi phí không được khấu trừ, và doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế kèm phạt chậm nộp theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.

Việc tuân thủ đúng quy định về chứng từ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại chi phí khấu trừ, tối ưu hóa nghĩa vụ thuế và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Đồng thời, điều này góp phần nâng cao uy tín kinh doanh và tránh các tranh chấp với cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.