Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định pháp lý về chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Theo quy định tại Luật Thuế TNDN 2025, chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN phải đáp ứng các điều kiện cơ bản như: phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có hóa đơn chứng từ hợp pháp và được hạch toán vào chi phí hợp lý theo quy định. Cụ thể, Điều 4 Luật Thuế TNDN 2025 quy định chi phí phải được ghi nhận đúng kỳ kế toán và không được khấu trừ trước thời điểm phát sinh thực tế. Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hướng dẫn thi hành Luật Thuế TNDN 2025) tại Điều 10 bổ sung rằng các khoản chi phí trả trước phải được phân bổ dần theo thời gian sử dụng để đảm bảo tính chính xác trong việc xác định thu nhập chịu thuế.

Xem thêm: Hộ em bán đồ ăn sáng, tiền thu chủ yếu tiền mặt, vậy khi kê khai doanh thu có bắt buộc phải khớp với tiền nộp vào ngân hàng không?

Xử lý chi phí thuê văn phòng trả trước 6 tháng

Đối với chi phí thuê văn phòng trả trước cho 6 tháng, đây được coi là khoản chi phí trả trước (prepaid expense) theo nguyên tắc kế toán và thuế. Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC, khoản chi này không được đưa toàn bộ vào chi phí của kỳ hiện tại mà phải phân bổ dần theo từng tháng sử dụng thực tế. Lý do là để tránh tình trạng khấu trừ thuế trước thời điểm chi phí thực sự phát sinh, giúp đảm bảo tính phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong báo cáo tài chính.

Cụ thể:

Xem thêm: Mình đang nhóm 3, đầu vào có hóa đơn khoảng 50%, còn lại mua của cá nhân không có hóa đơn. Khi quyết toán có bị ấn định doanh thu không mọi người?

• Khi thanh toán, doanh nghiệp ghi nhận toàn bộ số tiền vào tài khoản chi phí trả trước (tài khoản 242 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, vẫn áp dụng song song với các quy định thuế mới).
• Mỗi tháng, phân bổ 1/6 giá trị hợp đồng vào chi phí thuê văn phòng (tài khoản 642), dựa trên thời gian sử dụng thực tế.
• Nếu hợp đồng thuê có thời hạn rõ ràng và hóa đơn GTGT hợp pháp, phần phân bổ hàng tháng sẽ được coi là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Ví dụ, nếu chi phí trả trước là 120 triệu đồng cho 6 tháng, mỗi tháng chỉ được khấu trừ 20 triệu đồng vào chi phí kỳ kế toán tương ứng. Việc đưa hết vào kỳ hiện tại có thể dẫn đến rủi ro bị cơ quan thuế loại trừ khi kiểm tra, theo quy định tại Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, với mức phạt hành chính trên số thuế kê khai sai (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Việc tuân thủ phân bổ chi phí giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị truy thu thuế, phạt chậm nộp và tối ưu hóa dòng tiền thuế TNDN hàng quý/năm. Đồng thời, đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch, hỗ trợ quản lý nội bộ hiệu quả. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.