Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định pháp lý về thời điểm lập hóa đơn

Theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ được xác định cụ thể như sau:

Xem thêm: Doanh nghiệp em ký hợp đồng cho thuê nhà xưởng 5 năm, khách trả tiền trước 1 năm/lần, vậy khi lập báo cáo tài chính có phải phân bổ doanh thu theo từng tháng hay ghi nhận toàn bộ vào thời điểm thu tiền?

• Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Tuy nhiên, trường hợp người bán nhận tiền tạm ứng (bao gồm tiền đặt cọc) trước khi hoàn thành việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu được tiền tạm ứng.

Quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thu nhập doanh nghiệp, tránh tình trạng chậm trễ trong việc kê khai doanh thu.

Áp dụng vào trường hợp nhận tiền đặt cọc trước khi giao hàng

Trong trường hợp doanh nghiệp nhận tiền đặt cọc từ khách hàng nhưng chưa giao hàng, khoản tiền này được coi là tiền tạm ứng theo quy định nêu trên. Do đó, doanh nghiệp phải lập và xuất hóa đơn điện tử ngay tại thời điểm nhận tiền đặt cọc, không được chờ đến khi giao hàng.

• Hóa đơn xuất cho khoản tạm ứng phải ghi rõ nội dung và số tiền tương ứng, đồng thời kê khai vào doanh thu tạm ứng trong kỳ tính thuế.
• Khi giao hàng sau đó, doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn chính thức cho toàn bộ giá trị hợp đồng, đồng thời điều chỉnh hóa đơn tạm ứng trước đó (nếu cần) để tránh trùng lặp doanh thu.

Việc không xuất hóa đơn kịp thời có thể dẫn đến vi phạm hành chính đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Xem thêm: Công ty em sản xuất đồ nội thất, mua gỗ nguyên liệu của cá nhân trồng rừng không có hóa đơn VAT mà chỉ có bảng kê thu mua, cuối năm giá vốn chiếm 80% doanh thu, vậy khi quyết toán thuế TNDN có bị loại chi phí do thiếu hóa đơn không và có rủi ro bị ấn định lại giá vốn không?

Lưu ý khi thực hiện

• Doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn điện tử, đảm bảo dữ liệu được truyền đến cơ quan thuế theo quy định.
• Nếu khoản đặt cọc dưới 20% giá trị hợp đồng và không vượt quá 100 triệu đồng, có thể áp dụng hóa đơn bán lẻ thông thường; trường hợp lớn hơn cần hóa đơn GTGT đầy đủ.
• Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên lưu trữ hợp đồng đặt cọc và chứng từ nhận tiền làm cơ sở chứng minh tính hợp pháp của giao dịch.

Việc tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh các chế tài phạt hành chính, đảm bảo dòng tiền thuế được quản lý chính xác và nâng cao uy tín với cơ quan thuế. Đồng thời, điều này hỗ trợ việc kê khai thuế minh bạch, giảm thiểu rủi ro kiểm tra sau. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.