Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Yêu cầu xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ cho đơn vị sự nghiệp công lập nhóm 3

Đơn vị sự nghiệp công lập nhóm 3 là những đơn vị được phân loại theo mức độ tự chủ tài chính thấp, chủ yếu dựa vào ngân sách nhà nước để đảm bảo hoạt động

Các đơn vị này bắt buộc phải xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ để quản lý, sử dụng hiệu quả nguồn kinh phí, đảm bảo tuân thủ nguyên tắc tiết kiệm, chống lãng phí và minh bạch. Quy chế này là một phần của hệ thống quản lý tài chính nội bộ, giúp đơn vị kiểm soát chi thường xuyên như chi lương, chi công tác phí, chi mua sắm tài sản, phù hợp với mức tự chủ nhóm 3

Nội dung chính của quy chế chi tiêu nội bộ

Các nội dung trọng yếu phải được quy định rõ ràng như sau:

Xem thêm: Nhờ các anh chị tư vấn giúp em với ạ. Em là hộ kinh doanh. Năm 2025 em có làm dịch vụ cho 1 công ty và nhận tiền hàng tháng. Tiền này sau khi nhận em đều kê khai và đóng thuế đầy đủ theo từng lần phát sinh (cán bộ thuế hướng dẫn). Sang 2026 thì công ty yêu cầu em xuất hóa đơn của 2025. Em lên thuế hỏi để xin xuất hóa đơn thì bảo liên hệ nhà cung cấp xuất hóa đơn điện tử. Thuế không xuất như trước đây. Vấn đề của em: Em muốn xuất hóa đơn từng tháng trong năm 2025 theo từng lần nhận tiền có được không? Ngày xuất hóa đơn trong năm 2026 hay lùi ngày được không? (Vì em doanh thu dưới 500 triệu/năm sợ 2026 lại bị ghi nhận). Nếu xuất 2026 nội dung có cần thêm thông tin gì để thuế xác nhận là doanh thu này của 2025 không? Em chấp nhận đóng phạt do xuất sai thời điểm. P/S: em đã liên hệ cán bộ thuế quản lý nhưng không được cho các thông tin trên. Cảm ơn admin và anh chị tư vấn.

• Nguyên tắc chi tiêu: Ưu tiên tiết kiệm, hiệu quả, không vượt ngân sách được giao; chi tiêu phải có chứng từ hợp lệ và phù hợp với nhiệm vụ chuyên môn.
• Thẩm quyền chi tiêu: Lãnh đạo đơn vị phê duyệt chi dưới 50 triệu đồng/lần; các khoản lớn hơn phải báo cáo cấp trên hoặc cơ quan tài chính.
• Mức chi cụ thể
• Trách nhiệm: Bộ phận kế toán kiểm tra chứng từ, lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm pháp lý nếu vi phạm, có thể bị xử phạt hành chính về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán.

Quy trình xây dựng và ban hành quy chế

Quy trình được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Khảo sát và lập kế hoạch

Đơn vị tiến hành rà soát tình hình chi tiêu hiện tại, thu thập dữ liệu về nguồn kinh phí và các khoản chi thường xuyên trong ít nhất 1 năm gần nhất. Lập nhóm soạn thảo gồm đại diện lãnh đạo, kế toán và chuyên viên tài chính để xác định các vấn đề cần quy định. Bước này giúp đảm bảo quy chế phù hợp với mức tự chủ nhóm 3, tránh các khoản chi vượt ngân sách nhà nước.

Bước 2: Soạn thảo nội dung quy chế

Dựa trên mẫu quy chế tham khảo từ Bộ Tài chính hoặc các đơn vị tương đương, soạn thảo chi tiết các điều khoản về nguyên tắc, mức chi và thủ tục. Đảm bảo trích dẫn đầy đủ. Nội dung phải ngắn gọn, dễ áp dụng, với các phụ lục liệt kê mức chi cụ thể để tránh tranh chấp sau này.

Xem thêm: Chào mọi người. Em làm sản xuất than ép. Em có mua than từ hộ kinh doanh và cá nhân thu gom bột than nguyên liệu ở dưới Hậu Giang, mà họ không thể cung cấp được hóa đơn điện tử, và không nhận chuyển khoản (chỉ lấy tiền mặt). Em làm hợp đồng mua bán, giấy phiếu nhận tiền. Dựa vào thông tin này em có thể làm bảng kê 01/CNKD để chứng minh đầu vào được không. Mong anh chị chỉ dẫn em để hợp thức hóa được đầu vào. Cảm ơn anh chị.

Bước 3: Lấy ý kiến và chỉnh sửa

Gửi dự thảo đến các bộ phận nội bộ, công đoàn và cơ quan chủ quản (như sở, ban ngành) để lấy ý kiến trong thời hạn 15-30 ngày. Thu thập phản hồi và chỉnh sửa để hoàn thiện, đảm bảo tính đồng thuận. Nếu cần, tham khảo ý kiến cơ quan tài chính địa phương để tránh sai sót pháp lý.

Bước 4: Ban hành và triển khai

Lãnh đạo đơn vị ký ban hành quy chế dưới dạng quyết định nội bộ, công bố rộng rãi trong đơn vị và lưu trữ hồ sơ. Tổ chức tập huấn cho cán bộ liên quan trong vòng 7 ngày sau ban hành, đồng thời tích hợp vào hệ thống quản lý tài chính. Quy chế có hiệu lực ngay sau ban hành và được rà soát định kỳ hàng năm hoặc khi có thay đổi pháp luật.

Việc tuân thủ quy chế chi tiêu nội bộ giúp đơn vị sự nghiệp công lập nhóm 3 tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả hoạt động

 Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.