Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về xuất hóa đơn cho hàng biếu tặng

Theo quy định Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi thực hiện giao dịch biếu tặng hàng hóa , doanh nghiệp phải lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) điện tử để ghi nhận doanh thu và khấu trừ thuế đầu vào hợp lý. Hóa đơn này không ghi giá bán, thành tiền và số tiền thuế GTGT, mà chỉ ghi rõ nội dung "hàng biếu tặng không thu tiền" ở phần mô tả hàng hóa. Thuế suất áp dụng là 0% đối với hàng hóa biếu tặng không vượt quá 20% tổng giá trị hàng hóa bán ra trong năm (theo quy định tại Luật Thuế GTGT 2008, sửa đổi bổ sung), hoặc theo mức thuế thông thường nếu vượt hạn mức. Việc không xuất hóa đơn có thể dẫn đến xử phạt hành chính

Thông tin người nhận trên hóa đơn

Đối với trường hợp người nhận hàng biếu tặng không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin, doanh nghiệp được phép ghi chú "người mua không lấy hóa đơn" ở phần thông tin người mua trên hóa đơn, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Không bắt buộc phải ghi đầy đủ tên, mã số thuế (MST) và địa chỉ của người nhận nếu họ không yêu cầu hoặc không xác định rõ ràng.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ đầy đủ chứng từ liên quan để chứng minh tính hợp pháp của giao dịch, tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Việc xuất kèm bảng kê

Xem thêm: Dạ anh chị cho em hỏi, công ty em tạm ngưng hoạt động từ 01/01/2026 đến 31/12/2026, hiện em đang làm báo cáo tài chính năm 2025 thì thấy vẫn còn số dư các tài khoản 1111, 1121 và 411, trong đó tài khoản 1121 hiện tại em không kịp xử lý vì đã qua tháng 02/2026, vậy cho em hỏi em có thể nộp báo cáo tài chính 2025 như bình thường với số dư 1111, 1121, 411 còn tồn hay không, và đến tháng 03/2026 em tiếp tục lập báo cáo tài chính đến 31/03/2026 để xử lý cho các số dư này về 0 hết được không ạ, em cảm ơn anh chị.

Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn kèm bảng kê chi tiết hàng hóa biếu tặng, đặc biệt khi biếu tặng cho nhiều người nhận hoặc số lượng lớn. Bảng kê phải liệt kê rõ ràng các thông tin sau:

• Tên hàng hóa biếu tặng;
• Số lượng, đơn vị tính;
• Giá trị hàng hóa (nếu cần ghi nhận nội bộ);
• Tên và thông tin người nhận (nếu có);
• Ngày tháng thực hiện biếu tặng.

Hóa đơn chính sẽ ghi tổng giá trị hoặc nội dung tổng quát "hàng biếu tặng kèm bảng kê", giúp đơn giản hóa thủ tục và đảm bảo theo dõi doanh thu. Quy trình lập bảng kê và hóa đơn được thực hiện như sau:

Bước 1: Xác định thông tin giao dịch

Thu thập chi tiết hàng hóa biếu tặng, bao gồm danh sách người nhận (nếu biết) và lý do biếu tặng. Đảm bảo giao dịch không thu tiền và phù hợp với chính sách nội bộ doanh nghiệp, đồng thời kiểm tra hạn mức biếu tặng để áp dụng thuế suất đúng

Bước 2: Lập bảng kê chi tiết

Sử dụng mẫu bảng kê, ghi đầy đủ thông tin hàng hóa và người nhận. In hoặc lưu điện tử bảng kê, có chữ ký của người lập và người phê duyệt để làm cơ sở chứng từ.

Xem thêm: Công ty chúng tôi bán hàng giao hàng theo ngày nhưng cuối tháng chốt công nợ xuất hóa đơn có được không hay là giao ngày nào xuất ngày đó? Cảm ơn các đồng nghiệp đã cho ý kiến. Cảm ơn rất nhiều.

Bước 3: Lập và ký hóa đơn điện tử

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn GTGT, ghi "hàng biếu tặng không thu tiền" và đính kèm bảng kê. Ký số hóa đơn theo quy định, sau đó gửi cho người nhận (nếu có) hoặc lưu trữ nội bộ.

Bước 4: Lưu trữ và kê khai

Lưu hóa đơn và bảng kê trong hệ thống kế toán ít nhất 10 năm. Kê khai vào tờ khai thuế GTGT theo tháng/quý, ghi nhận giá trị biếu tặng vào doanh thu để tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu áp dụng.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính, đảm bảo minh bạch trong hạch toán và dễ dàng khấu trừ thuế đầu vào. Đồng thời, hỗ trợ kiểm soát chi phí nội bộ hiệu quả. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.