Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

1. Việc xuất hóa đơn đầu ra khi trao quà trúng thưởng cho nhân viên

Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đầu ra chỉ bắt buộc xuất lập đối với các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Trong trường hợp công ty mua quà (dưới dạng YEP hoặc quà tặng) để tổ chức bốc thăm trúng thưởng cho nhân viên nội bộ sau sự kiện tiệc công ty, việc trao quà không được coi là giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra bên ngoài, mà là chi phí phúc lợi, khen thưởng nội bộ. Do đó, công ty không cần xuất hóa đơn GTGT đầu ra cho việc trao quà này.

Hóa đơn mua vào (hóa đơn đầu vào) từ nhà cung cấp vẫn được sử dụng để ghi nhận chi phí hợp lý và khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC, miễn là quà tặng phục vụ hoạt động kinh doanh và có chứng từ liên quan như biên bản bốc thăm, danh sách nhân viên nhận thưởng. Đồng thời, giá trị quà tặng trúng thưởng được coi là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của nhân viên theo Điều 3 Luật Thuế TNCN 2007 (sửa đổi bởi Luật 26/2012/QH13), với mức khấu trừ 10% nếu giá trị từ 10 triệu đồng trở lên mỗi lần (theo Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC). Công ty có trách nhiệm khấu trừ và nộp thay thuế TNCN cho nhân viên, sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (mẫu 16/TH-TNCN) thay vì hóa đơn GTGT.

Xem thêm: Tháng 10/2025 em có thay đổi vốn điều lệ. Tờ khai môn bài đã nộp năm 2021. Vậy giờ em làm tờ khai lần đầu năm 2026 hay tờ khai bổ sung ạ?

2. Hình thức xuất hóa đơn đầu ra (nếu áp dụng) và việc sử dụng bảng kê danh sách người nhận

Vì không bắt buộc xuất hóa đơn GTGT đầu ra như phân tích ở trên, công ty không cần lập hóa đơn chung hoặc riêng lẻ cho việc trao quà. Tuy nhiên, nếu cơ quan thuế yêu cầu chứng minh tính hợp lý của chi phí (ví dụ: trong quyết toán thuế), công ty có thể lập biên bản trao quà nội bộ kèm bảng kê danh sách người nhận (bao gồm họ tên, mã số thuế cá nhân nếu có, giá trị quà tặng từng người) để làm cơ sở hạch toán chi phí phúc lợi theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC về chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Bảng kê này không thay thế hóa đơn GTGT mà chỉ là tài liệu nội bộ hỗ trợ, phải được lưu trữ đầy đủ ít nhất 10 năm theo Điều 30 Luật Quản lý thuế 2019. Nếu quà tặng có giá trị lớn, công ty nên tham khảo ý kiến cơ quan thuế địa phương để tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán TNDN, với mức phạt hành chính trên số tiền chi phí không hợp lý theo Điều 107 Luật Quản lý thuế 2019.

Xem thêm: Công ty em hiện mình đang thuê máy xúc của cá nhân 50 triệu/tháng (giá chưa thuế). Để lấy chi phí hợp lệ thì mình cần làm như nào ạ? Kê khai gì ạ. Mong mọi người chỉ giúp ạ.

3. Thông tin mã số thuế và người mua trên hóa đơn đầu ra (nếu áp dụng)

Do không cần xuất hóa đơn GTGT đầu ra, các thông tin như mã số thuế và người mua không bắt buộc ghi nhận trên hóa đơn cho giao dịch này. Trong trường hợp đặc biệt (ví dụ: nếu cơ quan thuế hướng dẫn coi như phân phối hàng hóa nội bộ và yêu cầu lập hóa đơn điện tử), phần thông tin người mua trên hóa đơn sẽ ghi là "Công ty [tên công ty], địa chỉ [địa chỉ], mã số thuế [MST của công ty]", coi như giao dịch nội bộ không thu tiền. Đồng thời, kèm theo bảng kê danh sách người nhận làm phụ lục theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, với nội dung chi tiết từng cá nhân (họ tên, CCCD, giá trị quà tặng) để minh bạch hóa. Tuy nhiên, thực tế áp dụng thường chỉ cần biên bản nội bộ thay vì hóa đơn đầy đủ để tránh phức tạp hóa thủ tục.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp công ty tránh phạt hành chính về hóa đơn (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP) và đảm bảo khấu trừ thuế hợp lý, tối ưu hóa chi phí kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.