Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trường hợp phát sinh thay đổi về hàng hóa, dịch vụ sau khi đã xuất hóa đơn, người bán phải xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh để đảm bảo tính chính xác của giao dịch. Việc điều chỉnh này nhằm ghi nhận sự thay đổi thực tế, tránh sai sót trong kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập doanh nghiệp, đồng thời tuân thủ nguyên tắc trung thực, minh bạch trong chứng từ kế toán.

Điều kiện áp dụng xử lý hóa đơn điều chỉnh

• Thay đổi phải phát sinh sau khi hóa đơn gốc đã được lập và giao cho người mua, nhưng chưa kê khai thuế hoặc chưa hết thời hạn kê khai kỳ phát sinh.
• Phải có biên bản thỏa thuận giữa bên bán và bên mua về nội dung thay đổi, xác nhận rõ lý do, thời điểm và nội dung điều chỉnh cụ thể.
• Không áp dụng nếu giao dịch bị hủy hoàn toàn; trong trường hợp này, phải lập hóa đơn hủy theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
• Hóa đơn điều chỉnh chỉ được lập khi có sự đồng ý của cả hai bên, và phải ghi rõ tham chiếu đến hóa đơn gốc

Quy trình xử lý hóa đơn điều chỉnh

Xem thêm: Bên em bán hàng trên Shopee, sàn giữ lại phí rồi mới chuyển tiền về, vậy khi kê khai doanh thu thì lấy theo số trước hay sau khi trừ phí ạ?

Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh giao dịch

Bên bán và bên mua lập biên bản ghi nhận sự thay đổi cụ thể, bao gồm lý do đổi hàng, mô tả sản phẩm mới, số lượng, đơn giá và giá trị điều chỉnh. Biên bản phải được ký xác nhận bởi đại diện hai bên, nêu rõ thời điểm hiệu lực thay đổi. Tài liệu này là cơ sở bắt buộc để lập hóa đơn điều chỉnh, đảm bảo tính hợp pháp theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Thời hạn lập biên bản nên thực hiện ngay khi phát sinh thay đổi, chậm nhất trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát hiện.

Bước 2: Lập và ký hóa đơn điều chỉnh

Người bán sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ "Hóa đơn điều chỉnh" trên tiêu đề, tham chiếu số và ngày hóa đơn gốc, đồng thời chỉ ghi nhận phần thay đổi. Nội dung bao gồm: mô tả sản phẩm mới, số lượng, đơn giá, thành tiền điều chỉnh, thuế suất GTGT và số tiền thuế tương ứng. Hóa đơn phải được ký số điện tử bởi người bán và gửi cho người mua qua hệ thống điện tử. Nếu giá trị thay đổi dẫn đến giảm thuế, bên mua phải điều chỉnh giảm khấu trừ thuế đầu vào tương ứng.

Bước 3: Kê khai và nộp thuế điều chỉnh

Xem thêm: Dạ cho em hỏi trường hợp mua máy móc phục vụ kinh doanh mà không có hóa đơn thì có được tính chi phí không ạ?

Sau khi lập hóa đơn, bên bán kê khai bổ sung vào tờ khai thuế GTGT của kỳ phát sinh thay đổi hoặc kỳ hiện tại. Lưu trữ hóa đơn điều chỉnh cùng biên bản và hóa đơn gốc trong hồ sơ kế toán ít nhất 10 năm. Nếu phát hiện sai sót sau kỳ kê khai, phải lập biên bản điều chỉnh và nộp bổ sung theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Biên bản thỏa thuận điều chỉnh giao dịch giữa hai bên.
• Hóa đơn gốc đã lập trước đó.
• Hóa đơn điều chỉnh mới lập.
• Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng tháng (nếu áp dụng cho hóa đơn điện tử).
• Các chứng từ liên quan chứng minh thay đổi (hợp đồng gốc, biên bản kiểm kê hàng hóa đổi).

Việc xử lý đúng quy trình giúp tránh phạt hành chính đối với hành vi lập hóa đơn không đúng quy định.

Việc tuân thủ quy định xử lý hóa đơn điều chỉnh không chỉ đảm bảo tính chính xác trong hạch toán chi phí, khấu trừ thuế mà còn giảm thiểu rủi ro kiểm tra thuế sau này, giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định và minh bạch. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.